Zeitmanagement ist für viele Selbstständige nicht so einfach. Hast du Probleme, deine Zeit zu managen? Und weißt du nicht, wie du effektiv arbeiten kannst?
Um deine Arbeitszeit am besten im Griff zu haben, habe ich hier die sechs wichtigsten Grundlagen für ein perfektes Zeitmanagement zusammengefasst. Wenn du diese Grundlagen verfolgst, dann kannst du deine Arbeitszeit sehr gut managen.
Das Wichtigste im Zeitmanagement ist, dass du dir deine Arbeitszeit gut einplanst. Du nimmst dir am Sonntag etwas Zeit, um die Arbeitswoche genau vorzuplanen. Und du checkst jeden Morgen, bevor du anfängst zu arbeiten, welche Dinge heute zu erledigen sind. Das ist gut, damit du den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben behältst.
Zudem ist es wichtig, dass du dir alles, was du für den Arbeitstag benötigst, schon zurechtlegst du, um sofort starten zu können. Der Schreibtisch sollte aufgeräumt sein und nur das, was wirklich benötigt wird, in Reichweite liegen. Um besser zu arbeiten, sollte der Arbeitsplatz auch einladend aussehen. Denn je sauberer dein Arbeitsplatz ist, desto leichter ist es für dich, mit deiner Arbeit anzufangen und dabei zu bleiben
Am besten führst du einen Kalender für deine ganzen fixen Termine und eine To-do-Liste für kurzfristige Erledigungen, die du dann nur abhaken kannst.
Um deine Effizienz zu steigern, kannst du die ALPEN-Methode bei wichtigen Aufgaben anwenden.
Die ALPEN-Methode steht für
Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben
Länge/Dauer der Aufgaben schätzen
Pufferzeit reservieren
Entscheidungen treffen: Priorisieren, Kürzen, Delegieren
Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen
Ein Ziel ist ein Maßstab, an dem jede Aktivität zu messen ist. Ziele machen bewusst, warum man etwas tut und was man erreichen will. Ohne ein Ziel nützt die beste Zeitplanung und Arbeitsmethode nichts.
Zuerst solltest du dir klarmachen, was für Ziele du hast. Die Klarheit ist sehr wichtig zum Verfolgen von Zielen. Zudem solltest du dir deine Ziele schriftlich fixieren.
Wenn du deine Ziele eindeutig und klar definierst, behältst du den Überblick und setzt richtige Prioritäten und kannst deine Fähigkeiten optimal einsetzen. Deine Ziele dienen der Konzentration der Kräfte auf den eigenen Schwerpunkt.
Mit konkreten Zielen kannst du dich auf die wesentlichen Themen und Aufgaben fokussieren. Arbeitest du an dem, was dir wirklich wichtig ist. Nutzt du deine kostbare Zeit sinnvoll. Vermeidest du Hektik und Stress. Und du behältst stets die Orientierung und den Überblick.
Es gibt verschiedene Methoden, um deine Ziele erfolgreich zu erreichen. Hier stelle ich dir zwei davon vor.
Zuerst eine Methode, wie du in sieben Schritten deine Ziele erreichen kannst und so deine Produktivität verdoppeln.
1. Schritt: Entscheide, was du genau willst.
Das ist wichtig, um zu wissen, was du von dir erwartest und wo deine Prioritäten sind.
2. Schritt: Schreibe dein Ziel auf.
Dadurch, dass du dein Ziel aufschreibst, gibst du ihm eine fassbare Form und kannst es so besser erreichen.
3. Schritt: Setze für dein Ziel eine Frist.
Durch die Frist erlangst du eine Dringlichkeit für dein Ziel. Und du bist dadurch produktiver.
4. Schritt: Erstelle eine To-do-Liste mit allen Aufgaben, die zu erledigen sind, um das Ziel zu erreichen.
Durch die Liste wird dir vor Augen geführt, was du alles erledigen musst, um dein Ziel zu erreichen. Dient auch der Orientierung. Dadurch ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass du deine Ziele rechtzeitig erreichst.
5. Schritt: Mache aus der Liste einen Plan.
Ordne deine Aufgaben in der Liste nach Prioritäten und gucke, was du als Erstes erledigen kannst und musst. Du wirst dadurch noch produktiver und effizienter an deinem Ziel arbeiten.
6. Schritt: Werde sofort aktiv.
Fange am besten sofort an, die ersten Aufgaben deiner Liste abzuarbeiten. Sodass, man sofort auf Erfolgskurs ist.
7. Schritt: Nehme dir fest vor, jeden Tag etwas zu tun, das dich deinem Hauptziel weiterbringt.
Baue die Aufgaben, die dich deinem Ziel näher bringen, in deinem Tagesplan mit ein. Nur so schaffst du es, deinem Ziel näherzukommen und erfolgreich zu sein.
Als Nächstes stelle ich die SMART-Methode vor.
Die SMART-Methode ist eine fünfstufige Strategie, mit der du realistische Ziele formulieren und erreichen kannst.
Spezifisch
messbar
attraktiv
realistisch
terminiert
S – Spezifisch
M – Messbar
Hier werden die messbaren Kriterien wie Kennzahlen und Mengen bestimmt. Was erreicht werden soll.
A – Attraktiv
Das Ziel sollte motivierend sein, sodass es gut zu verfolgen ist.
R – Realistisch
Realistische Ziele werden leichter akzeptiert und sind stärker motivierend.
T – Terminiert
Zeitangabe, wann das Ziel erreicht werden soll.
Heißt, dass du darüber entscheidest, welche Aufgaben du erstrangig, zweitrangig und welche du nachrangig behandelst.
Aufgaben mit höchster Priorität müssen dabei zuerst erledigt werden. Die Aufgaben solltest du auf Papier schreiben und in die entsprechenden Kategorien einordnen.
Durch die Aufstellung einer Rangfolge der Aufgaben stellst du sicher, dass du:
Dazu eignet sich am besten die ABC-Analyse.
A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben und müssen sofort erledigt werden. Es hat weitreichende Folgen, wenn sie erledigt werden.
B-Aufgaben, sind Aufgaben, die man du erledigen solltest. Die sollten direkt nach den A-Aufgaben erledigt werden.
C-Aufgaben sind von niedriger Priorität, es wäre schön, wenn sie erledigt werden. Hat aber keinen positiven oder negativen Auswirkungen auf die Zukunft.
D-Aufgaben sind Aufgaben, die delegiert werden können. Du solltest so viele Aufgaben wie möglich mit niedriger Priorität delegieren. Damit du mehr Zeit für die A-Aufgaben hast.
E-Aufgaben sind Aufgaben, die du eliminieren solltest. Sie sind nicht so wichtig und sind große Zeitdiebe, sie zu eliminieren bringt große Zeitersparnis.
Um eine bessere Übersicht von den zu erledigenden Aufgaben zu haben, ist es sinnvoll ein Zeitplan-Tool zu verwenden. Das kann ein Organizer sein oder auch ein Zeitplanbuch. Eine Planungssoftware fürs Tablet oder Smartphone kann auch genommen werden.
Damit hat man alle zu erledigenden Aufgaben auf einem Blick und kann seine täglichen Aufgaben auch besser planen. Zudem hat man seine größeren Aufgaben, die über einen größeren Zeitraum erledigt, gut im Blick.
Mit einem Zeitplan-Tool verbessert man automatisch die Qualität und den Erfolg der eigenen Arbeit. Es ist immer griff- und einsatzbereit. Man kann jederzeit damit arbeiten, da man super damit auch auf dem Smartphone mitarbeiten kann.
Was sehr wichtig für das Zeitmanagement ist, dass man nicht so viele Aufgaben auf einmal erledigt. Man sollte immer eine Aufgabe nach der anderen erledigen. Und dieses am besten ohne Unterbrechungen und Konzentrationsschwierigkeiten.
Eine Aufgabe zurzeit solltest du erledigen und das mit voller Konzentration. Durch die Konzentration auf eine Aufgabe, verringert sich die Zeit, die du dafür brauchst. Dadurch arbeitest du besser, produktiver, schneller und effizienter.
Eine gewisse Selbstdisziplin ist wichtig dabei. Nur dadurch schaffst du es erfolgreich eine große Aufgabe zu erledigen.
Die Vorteile bei Monotasking sind:
-Die Bearbeitungszeit verkürzt sich, dadurch hat man
einen Zeitgewinn von 40 %
-Die Ordnung bleibt gewahrt
-Die Fehlerquote sinkt
-Die Zufriedenheit an der Arbeit nimmt zu
Es gibt Regeln, um Monotasking effektiv zu machen
1. Die Tagesaufgaben rechtzeitig planen
2. Prioritäten setzen
3. Pufferzeiten einbauen
4. Potenzielle Störelemente ausschalten
5. Konzentrierte Arbeitszeiten kommunizieren
6. Kurze Erholungspausen einlegen
7. Diszipliniert bleiben
Wenn man effektiv arbeiten möchte, ist es sehr wichtig, dass man bewusst Pausen macht und diese auch fest in seinem Tagesplan einplant.
Pausen sind ein effektives Mittel, um Stress abzubauen und sehr bewusst Kraft zu tanken für die Aufgaben, die an dem Tag noch anstehen.
Sie fördern die Arbeitsleistung und im erholten Zustand arbeitet man konzentrierter, effizienter und kreativer.
Um sich gut zu erholen, sollte man bei den Pausen die nachfolgenden Strategien berücksichtigen:
1) Die Pausen sollten schon Sonntag für die ganze Woche vorgeplant
werden.
2) Während der Pausen sollte man auf Telefonate und Surfen im Internet
verzichtet werden
3) Um sich optimal zu regenerieren, sollte man am besten 1x am Tag
spazieren gehen
4) lieber mehrere kurze Erholungspausen, als eine längere.
5)1x pro Woche sollte ein Ruhetag eingeplant werden.
Jetzt kennst du die 6 wichtigsten Grundlagen für ein perfektes Zeitmanagement, wenn du diese Grundlagen nach und nach in deinem Arbeitsalltag einbaust. Hast du keine Probleme mehr bekommen, deine Arbeitszeit zu planen und deine Ziele und Projekte zu verfolgen.
